Eliminación y Retención de Datos

Nuva S.A.S. · Guía de cumplimiento y procedimiento de purga de información

1. Compromiso de Eliminación y Privacidad

En Nuva Suite (Nuva S.A.S.), los usuarios y las organizaciones conservan el control total sobre su información personal y corporativa. Cumplimos con el principio de minimización de datos y ofrecemos mecanismos automatizados y asistidos para la eliminación permanente de cuentas, identidades vinculadas y datos corporativos, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el estándar CASA (Cloud App Security Assessment).

2. Procedimientos de Eliminación por Tipo de Recurso

A. Eliminación de Usuarios Individuales

Los administradores de la organización pueden eliminar usuarios directamente desde el panel de control:

Navegue a la sección Usuarios en el menú lateral.
Seleccione el usuario que desea eliminar y haga clic en Eliminar.
El sistema ejecutará automáticamente la purga en Postgres, revocará las relaciones de autorización en SpiceDB y eliminará la cuenta en Google Cloud Identity Platform (GCIP).

B. Eliminación de Bases de Conocimiento y Archivos

Al eliminar archivos o bases de conocimiento:

Los objetos físicos almacenados en Google Cloud Storage (GCS) se eliminan inmediatamente.
Los registros de sincronización, fragmentos vectoriales y metadatos se purgan de la base de datos de la organización.

C. Eliminación Completa de una Organización (Tenant)

Cuando una organización solicita la baja completa, un administrador de la plataforma ejecuta la eliminación del tenant. Esto desencadena:

Eliminación del silo de GCIP (deleteTenant).
Purga de todas las membresías, grupos, roles y secretos almacenados en Google Secret Manager.
Eliminación de todos los archivos y buckets dedicados en Cloud Storage.

3. Solicitud Asistida de Eliminación (Habeas Data)

Si desea solicitar la eliminación directa de todos los datos asociados a su correo electrónico institucional o cuenta de Google Workspace, envíe un correo electrónico a nuestro canal de protección de datos personales:

Canal Oficial de Habeas Data:

Para: habeasdata@nuva.co
Copia: nuvasuite@nuva.co
Asunto: Solicitud de Supresión de Datos - [Nombre de su Organización / Correo]

Tiempo de respuesta: Las solicitudes de supresión se atienden en un plazo máximo de quince (15) días hábiles de conformidad con el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

4. Revocación Directa desde la Cuenta de Google

El usuario puede revocar los permisos de acceso de Nuva Suite en cualquier momento directamente desde el panel de seguridad de su cuenta de Google (myaccount.google.com/permissions). Al revocar el acceso, los tokens OAuth quedan invalidados de inmediato.

5. Tiempos de Retención de Registros de Seguridad

De conformidad con los requisitos del estándar CASA y normativas de ciberseguridad, los registros de auditoría anonimizados (marcas de tiempo de accesos y registros de eventos de seguridad) pueden retenerse por un período de hasta 90 días en almacenamiento inmutable para fines forenses y de cumplimiento, tras lo cual se depuran automáticamente.